Toda organización, por más pequeña que sea, contiene un medio ambiente complejo delimitado por procesos de comunicación. Dentro de estas acciones, la comunicación funciona como administradora del clima laboral, la imagen, el branding, la identidad y cultura organizacional, los mensajes y las relaciones entre trabajadores/organización.
Por todo esto, en los últimos años los esfuerzos de comunicación interna se han incrementado en las organizaciones de nuestro país.
Y no es para menos, ya que además de esta conectividad, una buena ejecución de las estrategias de comunicación organizacional podría traer a tu empresa un sinfín de beneficios a corto, mediano y largo plazo.
Common practices:
Estrategias de comunicación interna
Para crear, administrar y mejorar la comunicación dentro de las empresas es necesario el desarrollo de diferentes estrategias que se acoplen a los propósitos que la organización quiere alcanzar en materia de comunicación.
Estas estrategias tienen que traer detrás un diálogo constante y un conocimiento amplio de su plantilla de trabajo. Esto es crucial, ya que busca abordar los puntos débiles de la empresa y qué es lo que necesita, debe y quiere escuchar su público más importante, los colaboradores.
Muchas de las organizaciones no cumplen con el punto anterior, y lo ven como algo que solo las grandes empresas hacen, dejando para un futuro lejano lo que deberían empezar a hacer hoy.
6 Estrategias de comunicación
Del otro lado, existen empresas que ejecutan múltiples estrategias de comunicación que responden a las necesidades que enfrentan y con vista a retos futuros. Entre las iniciativas más comunes encontramos:
Estrategia para perfeccionar mensajes. Se crea un mapa interno de audiencias y se definen los mensajes clave.
Estrategia para impulsar el liderazgo. Se refiere al desarrollo de habilidades de comunicación, manejo de proyectos y otras competencias para mandos altos y medios.
Estrategia de vínculo con los objetivos del negocio. Se lleva a cabo por medio de la implementación de reuniones informativas y periódicas para revisar el cumplimiento de los objetivos estratégicos.
Estrategia de fortalecimiento de la colaboración. Por medio de diferentes metodologías dinámicas, se alienta el trabajo en equipo, y el trabajo interdisciplinario entre áreas a través de actividades formales e informales.
Estrategia de experiencia del empleado. Las organizaciones realizan un monitoreo de la experiencia del colaborador, donde existe una retroalimentación periódica y recíproca a través de encuestas que permitan colocar en el centro de la organización a los empleados.
Estrategia para la innovación organizacional. Se integra el uso de herramientas para potenciar la comunicación, como chats, aplicaciones, plataformas y metodologías participativas.
Existen otras estrategias que se acoplan a las diferentes generaciones, sexos, puestos y actividades dentro de la organización.
Busca y analiza la que más se ajuste a tu empresa.
Los 4 grandes desafíos de la comunicación actual
Además de los múltiples beneficios que proporcionan estas estrategias, también se enfrentan con dificultades a la hora de su implementación como el mal uso de los medios de comunicación, comunicación poco clara, miedo a la integración de estas acciones, dificultad de aprendizaje, mensajes incorrectos, poca conexión con los colaboradores, ausencia del tono organizacional, entre otros.
Las estrategias de comunicación interna deberán resolver múltiples desafíos específicos entre los que podemos encontrar 4 puntos principales:
Reestructurar los flujos de comunicación para que no sean únicamente de arriba hacia abajo. Si dentro de la organización no existen los canales necesarios para escuchar a tu gente, es poco probable que se comuniquen de manera proactiva por sí solos.
Prestar atención a la retroalimentación de los empleados. Se debe buscar que los empleados tengan la misma oportunidad de brindar retroalimentación y dar sugerencias para la mejora y añadir valor a la cultura de la empresa a su manera.
Alcanzar y generar engagement en los empleados a pesar de su ubicación. Una estrategia de última generación deberá tener en cuenta una comunicación que permita a los empleados informarse y participar de una forma equitativa en sus diferentes lugares de trabajo.
Medir los esfuerzos de comunicación regularmente. Para saber si tus estrategias están funcionando utiliza KPIs, herramientas tecnológicas, evaluaciones y encuestas para medir y después ajustar tu estrategia de manera constante.
Estos 4 elementos no se deben pasar por alto al momento de diseñar la comunicación que hagas para tu empresa.
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15 Pasos para una estrategia de comunicación organizacional (+1 paso extra)
1. Documenta qué medidas se toman para trabajar con la comunicación dentro de tu empresa. Es necesario conocer el estatus de los procesos de comunicación en tu empresa: ¿Cómo se transmite un mensaje? ¿Este llega a todos los miembros de la organización? ¿Alguien está trabajando para mejorar estos flujos?
2. Identifica los canales existentes y cuáles son los más populares entre tu gente. Haz un análisis de los canales con los que cuenta tu organización (pantallas, red social corporativa, pizarrones, folletos, correos, juntas, entre otros), y verifica su funcionalidad.
3. Identifica tus stakeholders. Realiza una segmentación de los diferentes públicos a los que te podrías dirigir de acuerdo a su puesto, área, edad, sexo, habilidades, lugar de origen, etc.
4. Conoce las necesidades de tus colaboradores. De la mano con la segmentación, identifica cuáles son los intereses, necesidades y expectativas de los diferentes sectores de tu empresa.
5. Diversifica la información, sé incluyente. Promueve el uso de herramientas y contenido que se adapten a las diferentes capacidades de tu gente.
6. Plantea tus objetivos, estrategias específicas, tácticas y timing de las mismas. Para este punto, podrías apoyarte de la metodología SMART (objetivos específicos, medibles, alcanzables, relevantes y a tiempo) como una guía efectiva de las actividades a realizar.
7. Selecciona las metas organizacionales que soportarán tus estrategias. Con tus objetivos ya definidos, ten en mente cómo estos podrían apoyar los objetivos generales de la empresa en el corto, mediano y largo plazo.
8. Planifica con una aproximación colaborativa. Pide ayuda a gerentes, directivos, colaboradores, e incluso asesores externos para rectificar y afinar tu estrategia.
9. Empodera a los gerentes. Estos deben de ser conscientes que una de sus responsabilidades es una buena comunicación con su equipo, ya que ellos son el vínculo entre tu estrategia y sus equipos de trabajo.
10. Escoge el formato que más te sirva y más se adapte a tu público. Cada actividad, campaña y estrategia tiene que contar contar con diferentes formatos (texto, animaciones, fotografías, audios, carteles, dinámicas, charlas, etc.) según sea lo ideal.
11. Mantén tus textos concisos, pero muy significativos. Si tienes muy claro qué es lo que necesitas comunicar, deberás optar por mensajes cortos con todo lo que quieres decir.
12. Métricas de engagement. En ocasiones, una gran razón por la que la planta de trabajo no siente un apego a la cultura de la empresa son las múltiples fallas de comunicación que existen en su empresa.
13. Campañas con duración específica. Dependiendo de tus necesidades pon muy en claro si tus campañas de comunicación serán semanales, mensuales o activaciones de un día.
14. Mide tu proceso. La medición es la mejor manera para saber que llegaste a tus objetivos, o mejor aún, que estás ayudando a los objetivos de la empresa (mayores ingresos, ROI, retención, etc.).
15. Encuentra la mejor estructura para tus publicaciones. Analiza factores puntuales como la narrativa, tono, palabras clave, sintaxis, imágenes, gráficos, formatos, tiempo, duración, canal, comentarios, etc.
Un bonus muy importante que debes conocer
16. Planea contenido multiformato. Recuerda no publicar un material aislado, sino planear varias publicaciones de refuerzo que ayuden a reiterar y enriquecer la idea principal.
Una estrategia de comunicación interna es fundamental para el correcto funcionamiento de los diferentes procesos de tu organización. Crea un ecosistema de comunicación dentro de tu organización para que todos estén conectados con la cultura de tu negocio.
Apóyate en nuestro e-book gratuito para elaborar las mejores campañas de comunicación interna. Además, puedes ponerte en contacto con nosotros a través de la sección de comentarios para platicar sobre la estrategia de comunicación de tu organización.
